Klachten

Klachtenregeling voor cliënten van de Voedselbank Boxtel e.o.

Wederzijds vertrouwen, integer werken en voedselveiligheid zijn uitermate belangrijk.
Het bestuur van de Voedselbank Boxtel e.o. gaat ervan uit dat al haar vrijwilligers hun uiterste best doen. Maar zij weet ook: waar gewerkt wordt vallen spaanders. We zijn allemaal mensen en het is, en blijft altijd mogelijk dat er fouten worden gemaakt.

We zijn van mening dat eventuele geschillen in goed overleg tussen partijen opgelost moeten worden. Daarom, heeft iemand er in uw ogen iets niet goed gedaan praat er dan met de ander over.

Wanneer dit gesprek niet tot een oplossing leidt, of wanneer u dit gesprek niet meent te kunnen voeren, is een klachtenregeling ontwikkeld.
En klacht kan gaan over een product of over hoe u zich als klant bejegend voelt.

HET INDIENEN VAN EEN KLACHT

1. Klacht over een product.

Heeft u een klacht over de door ons geleverde producten, neem dan contact op met de coördinator van uw uitgiftepunt.

Dat kan eenvoudig per mail.

Voor het uitgiftepunt Boxtel:
logistiek@voedselbankboxtel.nl

Voor het uitgiftepunt Sint-Michielsgestel:
stmichielsgestel@voedselbankboxtel.nl

Voor Sint-Oedenrode:
stoedenrode@voedselbankboxtel.nl

Schrijf in uw mail over welke product het gaat en de datum waarop u dit product in ontvangst hebt genomen. Daarnaast geeft u aan wat er in uw ogen niet goed aan was. De coördinator, tevens bestuurslid van de Voedselbank Boxtel e.o. neemt daarna met u contact op.

2. Een klacht over bejegening.
   Heeft u een klacht over een medewerker, dan zijn er twee manieren om uw klacht kenbaar te maken:
   1. Afhankelijk van de aard en ernst van uw klacht kunt u ervoor kiezen om als eerste contact op te nemen met de coördinator van het uitgiftepunt van de Voedselbank (zie hiervoor de emailadressen onder punt 1)
   2. Heeft u een klacht over de manier waarop u bent behandeld en bent u van mening dat vanwege de ernst ervan het bestuur uw klacht in behandeling moet nemen dan kunt u de klacht schriftelijk of per e-mail indienen.

Kiest u voor een brief, stuur deze dan naar:

Persoonlijk en Vertrouwelijk aan:

Secretariaat Stichting Voedselbank Boxtel e.o.
t.a.v. het bestuur,
Achterberghstraat 18A
5281 AB Boxtel

(Vergeet op de enveloppe niet te vermelden: PERSOONLIJK EN VERTROUWELIJK)

2. Kiest U ervoor om uw klacht per email in te dienen.

Stuur dan een e-mailbericht aan: secretaris@voedselbankboxtel.nl

In de brief of in de e-mail geeft u zo duidelijk mogelijk aan waarover uw klacht gaat.

Denk aan:

• De datum en plaats van de gebeurtenis.
• De (voor)naam van de persoon of personen die bij de gebeurtenis zijn/waren betrokken.
• Een beschrijving van de situatie.
• De reden van uw klacht.
• Vergeet vooral niet uw voor- en achternaam te vermelden en de wijze waarop het bestuur u kan bereiken (telefoonnummer, postadres en/of e-mailadres).

Ontbreekt deze informatie dan kan het moeilijk zijn om de klacht te onderzoeken.

De klachtenafhandeling.

Hieronder leest u hoe het bestuur met de klachten omgaat.

1. Het bestuur behandelt alleen klachten die binnen een jaar na de betreffende situatie worden ingediend.
   Uitzondering hierop zijn klachten over (seksueel) grensoverschrijdend gedrag.
   In bijzondere gevallen, waarbij de situatie ernstig is, kan het bestuur besluiten om oudere klachten alsnog te onderzoeken.
2. Binnen één week nadat uw klacht is ingediend, ontvangt u een ontvangstbevestiging.
   In deze bevestiging staat:
   1. Hoe uw klacht wordt behandeld.
   2. Binnen welke periode het bestuur uw klacht denkt te kunnen afhandelen.
   3. Besluit het bestuur om de klacht niet te onderzoeken, dan krijgt u hierover een gemotiveerd bericht.

Hoe wordt de klacht onderzocht?
Wordt uw klacht in behandeling genomen dan zal het bestuur proberen om deze zo snel mogelijk af te handelen; maar zorgvuldigheid staat daarbij altijd voorop.
Om een duidelijk beeld te krijgen waarover uw klaagt, zal met u èn met de andere betrokkene(n) over de gebeurtenis worden gesproken.
Soms ook worden derden bij het onderzoek worden betrokken.

Resultaten van het onderzoek
Het bestuur informeert u over de uitkomsten van het onderzoek en over de eventuele maatregelen die worden genomen.

Om de privacy van alle betrokkenen te beschermen, is deze informatie soms alleen in hoofdlijnen beschikbaar. U ontvangt deze informatie binnen zes weken nadat het onderzoek volledig is onderzocht.

Vertrouwelijkheid
Iedereen die betrokken is bij de klachtenprocedure is verplicht tot geheimhouding over alles wat met de klachtbehandeling te maken heeft.

Anonieme klachten
In de meeste gevallen zal het bestuur ervoor kiezen om anonieme klachten niet in behandeling te nemen.